X
تبلیغات
رایتل
نظام پیشنهادات - وب سایت مهندس یاسر دشت دار
 
جدیدترین یادداشت‌ها
 
روزانه‌ها
نظام پیشنهادات

نظام پیشنهادات  به لحاظ ضرورتهای تحول اداری و لزوم تحول مستمر در سازمانها بایستی بیشتر ازنیروهای داخل هر اداره برای اصلاح امور آن  استفاده شود. نظام پیشنهادات ابزار مفیدی برای تحول درونی و مستمر سازمان است و باعث مشارکت عمومی کارمندان می شود. با این حال ساختار کهن و رکود نسبی سیستم اداری موجود با ماهیت پویای نظام پیشنهادات مطابقت نداشته و بایستی موانع موجود که  فراروی اجرای نظام پیشنهادات است شناسایی وحتی المقدور رفع شوند. نظام پیشنهادات به عنوان روشی درجهت بهبود مستمر وضعیت وعملکرد سازمان و جلب رضایت مشتری می تواند نقش موثری ایفا کند. منظور از نظام پیشنهادات مشورت و تبادل نظر بین کارمندان و مدیران است که به صورت ابزاری بین لایه های هرم مدیریت  درنظر گرفته می شود تا انگیزه بهبود وتحول در همه افراد سازمان فراگیر شود و عملکرد و وضعیت سازمان بهبود یابد. برای اجرای نظام پیشنهادات درسازمان بایستی موانع موجود در سر راه  آن رفع شوند.برای شناسایی و رفع مشکلات هر سازمان بایستی بیش از پیش به افراد همان سازمان اتکا کرد زیرا نیروهای داخل سازمان هم به مشکلات به صورت عینی و روزمره برخوردمی کنند و هم شناخت بیشتری به وظایف و روابط رسمی و غیررسمی دارند. درضمن استفاده از تجربیات و نظرات آنها باعث دلگرمی و افزایش توجه آنها به اصلاح امورمی شود و حتی اگر بدانند چرا نظر اصلاحی آنها قابل اجرا نیست ، بازهم به علم و بینش آنها نسبت به محیط خود افزوده می شود و با درک بهتر کار می کنند

 


.پیش نیاز اجرای نظام پیشنهادات

نظام پیشنهادات به طورکلی مبتنی بر اخذ نظر و پیشنهاد از افراد در مورد چگونگی بهبود کارها و فعالیتها، بررسی نظرات اخذشده توسط افراد مطلع و معتمد، اجرای نظرات قابل قبول و بالاخره قدردانی از پیشنهاددهندگان است که همگی این امور، وسیله ای برای تحول اداری و ارتقا کیفی و کمی فعالیتهاست . ازسوی دیگر به نظر می رسد سازمانها اساسا متناسب با اصل تحول پذیری طراحی نشده اند و معمولا دارای ساختاری با انعطاف اندک ، مدیریت با اختیارات محدود، وظایف غیرشفاف ، قوانین مطرح نشده ، بودجه محدود و غیرقابل انعطاف و... هستند. بنابراین ، برای تحول اداری بایستی شرایط ومعیارهای اصلی را تعریف کنیم که دپارتمانها بتوانند با یکدیگر همکاری و اشتراک مساعی داشته باشند و رویهم یک مجموعه بزرگ و منسجم را تشکیل بدهند. همچنین باید از قوانین و محدودیتهای دست وپاگیر کاست . به هرحال این محدودیتها که رفع آنها جزو اهداف تحول اداری هستند، عامل محدودکننده نظام پیشنهادات به شمار می روند و رفع آن ها الزامی است . در ذیل این محدودیتها و دیگرمقدمات اجرای نظام پیشنهادات شرح داده می شوند:1 - اظهار پیشنهاد نیازمند ابتکار عمل یا نقد وضع موجود است و بنابراین بایستی روابط مدیران و کارمندان تا حدی صمیمی و قانونمند باشد که کارمند توان نقد و اظهارنظرسازنده و صریح را داشته باشد. به عبارت دیگر فضای سالم برای اظهارنظر منتقدان وانتقادپذیری مدیران وجود داشته باشد. یعنی کارمندان بدون نیاز به شجاعت بسیار زیاد بتوانندنظرات خود را اظهار کنند  و مدیران نیز انتقادپذیری را در خود و زیردستان تقویت کنند و سخن حق را بپذیرند هرچند برخلاف میل و یا عادت آنها باشد. این امر ازسویی نیازمندشایسته سالاری در انتصاب مدیران است و ازسوی دیگر قوانین بایستی حمایت لازم ودوطرفه از کارمند و مدیر داشته باشد ولی در وضعیت فعلی مدیران نسبت به ارزشیابی وتشویق و تنبیه کارکنان اختیارات زیادی دارند ولی نظر کارمندان حتی در ارزشیابی مدیران میانی  لحاظ نمی شود.2 - کمبود حقوق و مزایای اکثر کارمندان باعث کم شدن توجه آنان به وظایف اداری خود و منجمله بررسی روشهای اصلاحی می شود. لذا اکثر پیشنهادها در اوایل اجرای نظام پیشنهادات متوجه وضعیت مالی و رفاهی آنان خواهدبود و بایستی این پیشنهادها نیز در چارچوب نظام پیشنهادات پیگیری شود. همچنین فاصله زیاد بین حقوق کارمندان و مدیران باعث ایجاد فاصله روحی بین آنها می شود یعنی یکدلی و همکاری که لازمه پیشرفت کار جمعی و تبادل نظر است را کم رنگ می کند و دراین صورت کارمندان مشکلات سازمان را مشکلات مدیران می پندارند و رغبتی برای حل این مشکلات ندارند.3 -بررسی برخی از پیشنهادها نیازمند مطالعات کارشناسی نسبتا مفصل یا انجام تحقیقات فنی مربوط به آن است . اغلب سازمانها و وزارتخانه ها معمولا مراکز تحقیقاتی وابسته به خود دارند که این گونه پیشنهادها به همان مراکز تحقیقاتی ارجاع می شود. با این حال گاهی موضوع پیشنهادی ، مرتبط با فعالیتهای مراکز تحقیقاتی نیست یانیازمند تحقیقات نسبتا کوچک است و لذا بایستی کمیته های نظام پیشنهادات اجازه صرف هزینه برای تحقیقات موردی و نسبتا کوچک روی بعضی پیشنهادهای جالب را داشته باشند.در سازمانهای کوچکتر  نیز گروهی برای بررسی و اتخاذ تصمیم در خصوص امتیاز دهی به پیشنهادات و بررسی عملیاتی بودن آنها ،  تشکیل میگردد.  4 - با پذیرش پیشنهادها و امتیازبندی آنها بایستی از پیشنهاد قدردانی شود که طریقه رایج آن اعطای مزایای مالی است به طوری که مبلغ پاداش متناسب با اهمیت و تاثیر پیشنهاد وزحمات پیشنهاددهنده باشد و همچنین پاداش در فاصله زمانی مطلوب (نسبتا کوتاه ) بایستی پرداخت شود تا تاثیر انگیزشی آن دو چندان شود.5 - در اجرای نظام پیشنهادات چنانچه پیشنهادی به هر علت قابل پذیرش نیست ، بایدعلت عدم پذیرش پیشنهاد رسما و به صورت واضح به پیشنهاددهنده اعلام شود تاپیشنهاددهنده توجیه شود و مایوس نگردد6 با اجرای نظام پیشنهادات در یک اداره ، گاهی پیشنهادهایی مطرح می شوند که موجه و مثبت به نظر می رسند ولی اجرای آنها در حیطه اختیارات آن اداره و سازمان نمی باشد .

 نکاتی برای پیشبرد مطلوبتر نظام پیشنهادات

1 - موفقیت نظام پیشنهادات درگرو باور مدیریت ارشد به توانایی کارکنان و درک مسائل آنان ، توانمندی و شایستگی مدیریت ارشد برای تشخیص و اجرای پیشنهادهای مفید وهمچنین توجیه مدیران میانی است وگرنه در سازمانی که مدیر ارشد در اجرای نظام پیشنهادها جدی نباشد یا مدیران میانی با نظام پیشنهادات همسو نبوده و یا برداشت اشتباه از ماهیت نظام پیشنهادات داشته باشند و درپی ایرادگیری از آن باشند، تحول جدی اتفاق نخواهد افتاد و نظام پیشنهادات ناموفق جلوه می کند. پس آموزش مدیران باید به صورت گسترده پیگیری شود تا نظام پیشنهادات به عنوان ابزار کمکی برای مدیران مطرح شده و باسازمانهایی آشنا شوند که این نظام را با موفقیت اجرا کرده اند.2 - انگیزش کارکنان برای ارائه پیشنهاد می تواند به صورت مادی و معنوی پیگیری شود.با وجود اهمیت انگیزش معنوی در مشارکت و روشهای متعدد و موثر آن ، متاسفانه روی این زمینه کمتر کار شده است اگر درنظام پیشنهادات مبالغی به پیشنهاددهندگان پرداخت می شود برای جبران بخشی اززحمات آنان و تشویق عموم است وگرنه وقت و فکر انسانها را نمی توان با مبالغ مادی ارزشیابی و جبران کرد همان طور که ارزش عمر کارمند را نباید با حقوق اداری مساوی دانست .

 نتیجه گیری

 1 - اجرای نظام پیشنهادات در سازمانها ضرورت داشته و برای ایجاد پویایی و تحول در سازمان دارای اهمیت فروان می باشد .

(0 لایک)
نظرات (0)
برای نمایش آواتار خود در این وبلاگ در سایت Gravatar.com ثبت نام کنید. (راهنما)
نام :
پست الکترونیک :
وب/وبلاگ :
ایمیل شما بعد از ثبت نمایش داده نخواهد شد